Tjänster

Projektledning

Våra projektledare arbetar i nära samarbete med kongressens organisationskommitté och ansvarar för allt det praktiska och logistiska arbetet före, under och efter mötet. På så sätt kan organisationskommittén i första hand koncentrera sig på kongressens innehåll, dvs det vetenskapliga programmet.

För varje kongress utser MKON ett projektteam med en projektledare som blir era kontaktpersoner. Projektledaren fungerar som rådgivare och initiativtagare under hela processen och ansvarar för tidsplan, ekonomi och upprättande av budget, koordinering, marknadsföring, förhandling med underleverantörer och utställare/sponsorer. Projektkoordinatorn har främst ansvar för deltagarhantering, abstracthantering, hotellbokningar och övrig administration.

Under arbetet med kongressen drar ni givetvis nytta av projektledarens erfarenhet och kunskaper, men även hela företagets kunnande genom övriga medarbetare och rådgivare, såsom revisorer och jurister.

Läs mer

Deltagarhantering

En av de viktigaste uppgifterna för våra projektkoordinatorer är att ta hand om anmälningar, samt frågor och ändringar från deltagarna, samt inbjudna föreläsare och VIP-gäster. Till sin hjälp har de ett effektivt och pålitligt datasystem för deltagarregistrering där anmälan sker via den hemsida vi lagt upp för kongressen.

Från datasystemet kan organisationskommittén snabbt få information om antalet deltagare, vilka som bokat hotell, hur många som anmält sig till de sociala arrangemangen, workshops, parallellsessioner etc.

När deltagarna registrerat sig skickar projektkoordinatorn bekräftelser per mail för att deltagarna klart och tydligt ska se vad de anmält sig till. Detta sker även vid varje förändring t ex om deltagaren lagt till bankettmiddag, bytt workshop eller liknande.

Från datasystemet skickar vi fakturor till deltagarna och bevakar betalningar, samt tar fram deltagarlistor, namnbrickor, diplom, evenemangbiljetter, listor för specialkost etc.

Läs mer

 

Abstracthantering

Abstracthanteringen är ofta en av de allra viktigaste delarna vid planering och genomförande av en kongress. MKON erbjuder abstracthantering på mycket professionell nivå, tack vare kvalificerad och engagerad personal samt ett pålitligt och effektivt datasystem.

Vi har en internetbaserad lösning för att hantera abstract, vilket underlättar för den vetenskapliga kommittén vid bedömning och programläggning. Via kongressens hemsida registreras abstracten i vårt specialbyggda datasystem. Från datasystemet skickar vi bekräftelser till abstractförfattarna och säkrar hela den tekniska hanteringen med bevakning, kontroll, rapportering och slutgiltig överlämning av alla bidrag till kongressens vetenskapliga kommitté.

Den abstractansvarige på MKON sköter all kontakt med abstractförfattarna, förbereder materialet för tryckning samt administrerar lokaler, tider, moderatorer, AV-utrustning etc.

Läs mer

Sponsorer och utställning

Våra projektledare fungerar som rådgivare och kontaktpersoner gentemot potentiella sponsorer och utställare. Efter samråd med kongressens organisationskommitté arbetar projektledaren aktivt för att få ett stort antal sponsorer och utställare till mötet, eftersom detta ger ett stort ekonomiskt bidrag till mötet. Bidragen kan ske genom t ex utställningsplatser, exponering i programbok, finansiering av talararvoden, lokalkostnader, kaffepauser och satellitsymposier.

MKON sköter all administration kring sponsorer och utställare inkl utskick av inbjudningar, avtalsskrivning, uppföljning, fakturering, möten och korrespondens per mail och telefon. I vår service ingår även att upphandla passande lokaler, fördela utställningsplatser, ta fram utställarplan och koordinera detaljer om monteryta och utrustning till montrarna t ex elkablar, bord och stolar. Under själva kongressen upprättar vi dessutom en separat utställarservice där vi ständigt finns till hands för utställare och sponsorer.

Läs mer

 

Sociala arrangemang

Genom vår långa erfarenhet har vi lärt oss att de sociala evenemangen såsom välkomstmingel, bankettmiddagar, utflykter och medföljandeprogram är en viktig och mycket uppskattad del av kongressen. Därför arbetar vi fram de sociala arrangemangen i tätt samarbete med kongressens organisationskommitté.

Vi har många goda idéer och bra relationer med såväl musiker och artister som leverantörer av mat och festlokaler, i olika prisklasser. Därmed kan vi alltid erbjuda förslag anpassade till kongressens ekonomiska förutsättningar.

Läs mer

 

 

Marknadsföring och produktion av trycksaker

För att kongressen ska få så många deltagare som möjligt börjar vi arbeta aktivt med marknadsföringen redan på ett tidigt stadium. I samråd med organisationskommité bearbetar vi potentiella deltagare genom inbjudningar per post och mail, annonsering i branschtidningar, banners på utvalda hemsidor etc.

Inom företaget har vi hög kompetens inom grafisk produktion vilket gör att vi kan producera trycksaker som t ex inbjudningar, annonser, programböcker och annat marknadsföringsmaterial snabbt och kostnadseffektivt. Testa gärna vår kreativitet!

För att deltagarna enkelt ska hitta den information de behöver har varje kongress en egen hemsida där deltagarna registrerar sig och skickar in sina abstracts. Här samlar vi även all information om det vetenskapliga programmet, viktiga datum, samarbetspartners, sociala arrangemang, möteslokaler, hotell och andra praktiska detaljer.

Läs mer

 

 

 

Ekonomi

Budgeten är det viktigaste verktyget när man planerar en kongress. Därför upprättar våra projektledare en noggrann budget i nära samarbete med kongressens organisationskommitté. Budgeten innefattar en lång rad poster med intäkter och fasta respektive rörliga kostnader. Målet är att budgeten ska vara så uppdaterad som möjligt. Därför baseras den alltid på aktuella priser och realistiska bedömningar av förväntat antal deltagare, sponsorer och utställare, utifrån statistik från tidigare genomförda kongresser.

När organisationskommittén godkänt budgeten sköter MKON ekonomistyrningen av kongressen, dvs har löpande kontroll och uppföljning av utgifter och intäkter, för att inga obehagliga ekonomiska överraskningar ska uppstå.

Alla kongresser behöver kapital till löpande utgifter, även innan sponsorintäkter och deltagaravgifter börjar komma in. MKON ställer detta kapital till förfogande, s k förfinansiering, utan extra kostnad.

En annan naturlig del av vår service är att ta hand om fakturering och bokföring av medel från sponsorer och utställare samt deltagaravgifter. För att garantera en effektiv och säker hantering av ekonomin har vi utvecklat ett unikt system som integrerar deltagarregistreringen med vårt ekonomisystem. Vi hanterar även leverantörsfakturor och arvoden, samt sköter momsredovisning och myndighetsrapportering för såväl svenska som utländska transaktioner.

Läs mer

 

Hotellbokning

Direkt när vi får uppdraget att administrera en kongress förhandlar våra projektkoordinatorer med hotellen om bästa möjliga pris, skriver avtal samt förhandsbokar hotellrum i olika prisklasser. Därefter tar vi hand om allt som rör hotellbokningar; fördelar hotellrum till deltagarna och sköter den löpande kontakten med hotellen t ex avbokningar och namnändringar. Vi erbjuder även hotellservice på plats under kongressens genomförande.

MKON har sedan 1968 arbetat aktivt med hotellen i regionen och skapat goda relationer vilket gör att vi kan garantera bästa möjliga boende för deltagarna.

Läs mer

 

 

IT och administration

För att arbetet med er kongress ska fungera optimalt behövs effektiva och säkra IT-lösningar.  Därför har vi investerat mycket tid och tankekraft på att utveckla ett avancerat kongressdatasystem som tar hand om deltagaranmälningar, hotellbokningar, abstracthantering m m. Vårt kongressdatasystem är specialbyggt för MKON och knyter samman den anmälan deltagaren gör på internet med underliggande boknings- och ekonomisystem. På så sätt säkrar vi att informationen blir rätt och undviker tidsödande dubbelarbete.

 

 

 

 

Vi finns på plats under kongressen

Under kongressens genomförande finns alltid projektledaren och projektkoordinatorn på plats, ofta tillsammans med ytterligare personal från MKON. Vi tar ansvar för allt det praktiska både under det vetenskapliga programmet och de sociala arrangemangen. Därför sköter vi registreringen, övervakar och koordinerar leverantörer och utställare, ser till att beställd teknik finns på plats, ger information och ser till transporter, hotellbokningar etc. fungerar enligt önskemål.

Tack vare vår långa erfarenhet kan vi agera snabbt och effektivt om en situation som kan leda till problem dyker upp. Våra vana projektledare löser problemen i tid – utan att deltagarna märker något.

Läs mer

 

Konferensbokning

Med 45 års erfarenhet av möten och konferenser hjälper vi er gärna med att hitta den rätta anläggningen till er nästa konferens!

Utefter era önskemål, syfte och budget kan vi snabbt boka den rätta konferensanläggningen som passar just ert möte och era behov. Vi är en neutral bokningsleverantör som arbetar med alla konferens och mötesanläggningar i hela Sverige.